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学生と実行委員会の準備ノート

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実務ガイド

クラス・団体の出展準備：申請から会計・交代まで

「参加したい」を、実施できる企画と担当表に変えます。

編集日：2026-10-29 / 出典の確認日は各資料に記載

このページの目次
  1. 企画内容を、承認を受けられる形に書く
  2. 備品は数量と返却条件まで一緒に管理する
  3. 会計と当番は、担当不在でも追える形にする
  4. 開く前と閉めた後に、同じ表で確認する

こんな方に初めて出展するクラス・部活動・学生団体

このページでできること学校と委員会の条件に沿った申請・備品・当番・精算の準備を終える。

1．企画内容を、承認を受けられる形に書く

企画書はタイトルだけでなく、来場者が何をするか、必要な場所と時間、使う備品、音や電源の希望、金銭の受け渡しの有無を具体的に書きます。展示、体験、ステージ、食品提供では確認先が異なります。企画担当と学校への連絡担当を決め、提出した版、追加質問、回答期限を記録してください。審査中の内容を確定事項として告知したり、返事を待たずに資材を買ったりしない工程にします。

食品を扱う場合は、調理方法や対象者を学校窓口へ伝え、開催地の保健所等への相談が必要か確認します。他地域の学園祭で認められた方法をそのまま使うことはできません。映画上映や音楽の利用、録画の公開も、それぞれの利用方法に沿って確認します。JASRACの教育機関向け案内は音楽の利用方法を分けているため、「学校行事だから全部同じ扱い」と考えず、対象とする権利や窓口を整理しましょう。

2．備品は数量と返却条件まで一緒に管理する

申請が通ったら、机、椅子、展示用品、案内、清掃用品などを「学校から借りる」「委員会が用意する」「団体が調達する」に分けます。数量の合計だけでなく、いつ誰が受け取り、どこに保管し、どの状態で返すかを確認します。自分たちの教室にある備品でも自由に移動できるとは限りません。貼付け、固定、電気機器の使用は学校や施設の指定を確認し、危険な作業を学生だけで判断しないようにします。

架空の展示企画で受付用の机を一台使うなら、机だけでなく説明カード、当番の位置、列ができた時の連絡先を同時に決めます。印刷物は掲示場所と使う数を一覧にしてから発注すると、余りや不足を確認できます。予備の必要数は実績がない限り標準値として決めず、作り直しにかかる時間と予算を見て相談します。借用品の写真は状態確認の補助になり、破損があればその時点で担当へ知らせます。

出展申請・備品確認票

編集部作成の架空の記入例・作業用ひな形です。実際の条件に置き換えてください。入力は送信・自動保存されません。移動前にCSV保存できます。

項目希望・用途数量／時間確認先承認・受取・返却の記録

3．会計と当番は、担当不在でも追える形にする

会計表には承認された予算、発注額、支払済額、立替の有無、証憑の保存先を記入します。釣銭の準備金は売上でも経費でもないので、開始時に預かった額と終了時の現金を別に数えます。団体内の計算で差が出たら、記憶で帳尻を合わせず、販売や返金の記録、金庫から支払ったものを順に確かめます。税務上の判断や学校会計の処理は、ここで示す準備表とは別に担当窓口へ確認してください。

交代表には開始・終了の時刻、受付や説明などの役割、引継ぐ持ち物、休憩、欠員時の連絡先を入れます。全員が同時に休む時間や、会計担当が一人だけになる時間を見つけましょう。交代時には現金、残数、困っていることを受け渡し、長い申し送りを口頭だけで済ませません。来場者の写真撮影や問い合わせにどう答えるかも、団体ごとの思いつきではなく学校と委員会が確認した案内にそろえます。

交代と受渡しの記入表

編集部作成の架空の記入例・作業用ひな形です。実際の条件に置き換えてください。入力は送信・自動保存されません。移動前にCSV保存できます。

時間帯担当・役割受け取る物・記録欠員時の連絡先交代確認

4．開く前と閉めた後に、同じ表で確認する

設営が終わったら、申請した範囲を超えていないか、来場者の通り道を塞いでいないか、表示と実際の参加方法が一致するかを確認します。学校側の点検や委員会の確認が必要な場合は、受け終わるまで開始しません。問題が見つかった時に連絡する相手が不在なら、代わりの役職へどう引き継ぐかも準備しておきます。人命に関わる緊急事態は承認待ちにせず通報し、学校の危機管理手順に沿って動きます。

終了後は借りた数と返した数、売れた数と残った数、支払った額と証憑を照合します。廃棄や無償配布があれば販売とは分けて記録し、来年の必要数を推測する材料にします。片付け完了の確認を受けてから、未返却や未払いを残件表に移します。本記事の表は実例ではなく編集した準備様式です。実際に使った際の修正点を残すことで、次のクラスがゼロから様式を作る負担を減らせます。

作業を終える前の確認

チェック状態だけをこのブラウザーに保存します。記入表の内容は保存しません。

参照した一次資料

公式資料の確認範囲は下記のとおりです。手順・記入例は当サイトで編集しました。製品や開催回、契約ごとの条件は該当する最新の資料で確認してください。

次に確認すること

学園祭の年度工程表：担当・承認・締切を一枚につなぐ学園祭の当日変更：雨天・欠員・行列・機材停止への備え学園祭の引継ぎセット：配置図・連絡網・発注・反省を残す

関連用語：出店募集 / クラス展示 / 模擬店 / ステージ発表 / 交代表 / 釣銭準備金

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